写商务邮件往往要比口语简单：你不必担心发音，并且你可以慢慢的修改你的信件内容。但是写的时候却需要记得几项规则。这儿有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。
1.knowyouremailterms:英语电子邮件发送程序有很多的缩写，如果你不知道意思的话，你给老板要求加薪水的邮件就可能发给了整个办公室！
"replytoall"表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内，"cc"(carboncopy)部分是指邮件发给你指定的人，而"bcc"部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道–b的意思是"blind"（掩藏的）。
如果有人要你"forward"一封邮件，他们意思是要你通过转发的功能发送邮件，有时侯简写成"fw."
2.usetherightgreeting:尽管用"hey"作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式来给一个潜在的商务伙伴这样写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白"dearsir"也已经越来越过时了。最好是写"dearmr./ms."然后那个人的姓。如果你们一起工作的话，那就写他们的名字也没有关系。（例如"dearjohn"）。
3.keepitshortandclear:其他种类的语言可能需要用精美的词汇和复杂的句法来显示你的聪明才智和教育，而写英语邮件你只需用一种清晰且有条理的方式。在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的并条理清晰，每一段都有中心句。使用类似"first,second,next,andfinally"的词引导读者你将表述一个新的观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容。你可以用象"ifyouhaveanyotherquestionspleasefeelfreetocontactme,"这样的短语来结束邮件，这样一来让读者有更多的机会询问更多的信息。
4.bepoliteandtactful:在你写邮件时尽量清晰的陈述所写的内容，到底是邮寄鞋子的费用折扣还是一次工作面试，最好不要用象"iwant."的词表示要求，"iwouldlike"显得更尊重对方，并且"iaminterestedin"是提出请求建议或寻求意见的好选择。
5.电子邮件正确结尾："iamlookingforwardtoyourreply,""thankyou,"或者"sincerely"都是给收信人留下好印象的结尾方式。
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